Cómo cotizan las dietas

Índice del artículo

1. ¿Todas las dietas cotizan?
2. ¿Cómo cotizan las dietas?
3. ¿Se puede establecer una cuantía fija mensual en concepto de dietas?
4. ¿Quién debe acreditar las dietas?
5. ¿Cotizan los gastos de kilometraje?

1. ¿Todas las dietas cotizan?

Las dietas se consideran en principio como percepciones extra salariales exentas de cotización a la Seguridad Social por parte de la empresa, y exentas de tributación a Hacienda por parte del trabajador. Pero esto es así siempre y cuando no se superen determinados límites.

Desde la última modificación de la Ley de Seguridad Social, son muchos los conceptos retributivos de los trabajadores que han quedado exentos de cotización a la Seguridad Social. Pues bien, las dietas se encuentran entre ellos. Dichas dietas incluyen los siguientes conceptos:

• Gastos de locomoción
• Manutención

Estos son considerados como percepciones extra salariales, ya que su finalidad es compensar al trabajador por un gasto que ha tenido que realizar por su actividad profesional.

2. ¿Cómo cotizan las dietas?

Gastos de locomoción

Se trata de aquellos gastos ocasionados por desplazamientos de los trabajadores fuera de su centro de trabajo habitual para realizar su actividad laboral en un sitio distinto. Para que estos no coticen, deben reunir dos requisitos:

• Debe ser un desplazamiento a otro municipio.
• El gasto debe quedar justificado, lo cual se puede hacer mediante un ticket o factura, si se ha dado uso a un transporte público, o bien a través de cualquier medio que pueda acreditar el desplazamiento (parte de trabajo, contrato de obra, etc.

De todos modos, tal como vimos antes, no todo importe está exento. En el caso de los gastos de locomoción, si se ha utilizado transporte público estará exento el total de la factura, pero si se ha hecho uso de un vehículo propio, tan solo estará exenta de cotización la cuantía que exceda lo establecido a nivel normativo.

Gastos de manutención

Están excluidos de cotización los gastos originados por las comidas del trabajador, como consecuencia de los desplazamientos fuera de su centro habitual de trabajo, y del lugar en que tenga su residencia habitual.

Para ello hay que demostrar el gasto, a través de una factura del establecimiento, o bien acreditar el desplazamiento del trabajador por cualquier medio. En todo caso, el importe máximo excluido de cotización será el previsto cada año por la Ley.

Tanto los gastos de locomoción como los de manutención están exentos de tributar al IRPF, siempre y cuando el importe no sobrepase las cuantías establecidas, ya que en ese caso se debe tributar por la cantidad excedente.

3. Se puede establecer una cuantía fija mensual en concepto de dietas?

Esta práctica no es nada recomendable. Si bien es cierto que puede ser más cómodo pagar una cuantía fija mensual que se refleje en la nómina, esto puede ser muy problemático. Hay que tener en cuenta que si se abonan cuantías fijas en nómina en concepto de dietas, incluso en vacaciones, e independientemente de los días efectivos de trabajo y el gasto real por los desplazamientos de cada mes, dichos pagos se pueden considerar como salario. En ese caso, habría que probar su correspondencia con los gastos de desplazamientos que realmente se hayan realizado, los cuales no coincidirán, como es obvio.

4. ¿Quién debe acreditar las dietas?

Es la empresa quien tiene que acreditar el día y la hora del desplazamiento, y la razón que lo motiva. Si no logra hacerlo, pueden darse dos consecuencias distintas:

• La empresa se verá obligada a cotizar a la Seguridad Social por las cuantías que no haya conseguido acreditar, con sus correspondientes recargos y la sanción que conlleve, en su caso.
• El trabajador podría ser inspeccionado por la Hacienda Pública, que podría hacerle tributar en IRPF las cuantías no justificadas.

De no poderse justificar los gastos de locomoción y manutención del trabajador por desplazamiento, no se podrá recoger en la nómina ningún importe en concepto de dieta exenta de cotización a la Seguridad Social. Pero si en efecto sí se puede acreditar, lo mejor es reflejarlo en la cuantía exacta de la nómina del mes.

5. ¿Cotizan los gastos de kilometraje?

Como hemos visto, en las dietas se incluyen los gastos relacionados con la estancia y la manutención del trabajador en el desplazamiento. Pero por otro lado están los gastos de kilometraje, que incluyen estos conceptos:

• Combustible
• Billetes de tren, avión o autobús
• Facturas de taxi
• Bonos de transporte público
• Mantenimiento del vehículo
• Peajes

Pues bien, tal como ocurre con las dietas, los gastos por kilometraje están exentos de IRPF, siempre que no se sobrepasen los límites de importe que fije la Ley. Lo cual debe quedar debidamente justificado.